Kurumsal Portal Nedir?

Kurumların amaçlarını gerçekleştirmek için çalışması, üretmesi ve ürünlerini/hizmetlerini hedef alıcılara ulaştırması gerekir. Bunun için bilgi, iletişim ve birlikte çalışma büyük önem taşır. Kurumsal portallar bu ihtiyaçları karşılamak üzere kullanılır.

Kurumsal portallar, çalışanlara, iş ortaklarına, hatta müşterilere güncel bilgiler ve hizmetler sağlayan etkileşimli ortamlardır. Portallar arama motoru, iş takvimi, email, formlar ve iş akışları gibi uygulama hizmetleri de sunabilirler (BusinessDictionary, 2019).

Kurumsal portallar esasen web ortamlarıdır. Kuruma özel oldukları için, kurumun erişim güvenliği ve iletişim altyapısı ile sıkı bağlantıları vardır. Özel ihtiyaçlar için kullanılan diğer kurum uygulamaları ile bütünleşik çalışabilirler ve bu uygulamalar arasında da köprüler kurabilirler.

Kurumsal portallar ihtiyaca göre çok farklı özellikler taşıyabilir. Ancak, iyi bir Kurumsal Portal aşağıdaki özelliklerin çoğuna sahip olmalıdır.

Zengin İçerik:

Portal içeriği listeler, dokümanlar, web sayfaları, iş takvimleri, fotoğraflar, videolar gibi durağan ya da bilgi arama araçları (arama motoru, sıralama ve filtreleme vs), formlar ve iş akışları gibi etkileşimli uygulamalar biçiminde olabilir.

Kuşkusuz bir kurumsal portalın barındırması gereken en kritik içerik kişilerin ve organizasyon birimlerinin telefon, adres gibi iletişim bilgileridir. Bunun yanında  kurumsal dokümanlar, ürün bilgileri, kampanyalar, organizasyon bilgileri, duyurular, haberler, sosyal paylaşımlar, öz geçmişler ve uygulama bağlantıları gibi daha pek çok içerik de portalda yer alabilir. 

İçeriğin sunulması ve oluşturulması için gerekli uygulamalar, formlar ve iş akışları da portalın önemli parçalarıdır. Çalışanlar ile kurum arasındaki ilişkilere dönük izin, masraf/avans, malzeme talebi gibi ugulamalar sıklıkla portal üzerinde yer alır. Bu uygulamalar çoğunlukla insan kaynakları, muhasebe, stok gibi özelleştirilmiş fonksiyonel uygulamalarla bütünleşik çalışırlar. Ya da sipariş, teslimat, müşteri bilgileri gibi uygulamalar doğrudan portal ortamında çalıştırılabilir.

Bu çerçevede, kurumsal portal içeriği kurumun ihtiyaçlarına göre çok geniş kapsamlı ve çok çeşitli olabilir. Kurum kültürü, organizasyon büyüklüğü ve bilgi kullanma yetkinliği portalın zenginliğini belirleyen önemli faktörlerdir.

Diğer taraftan içeriğin zengin olması kendi başına yeterli değildir. İçeriğin yeterli, kaliteli, erişilebilir ve düzenli olması da büyük önem taşır. Kullanıcıların gerekli ve güncel bilgiye hızla erişmesi çok önemlidir.

Portaller kurumsal bilginin tekilleştirilmesi; aynı dokümanın çok sayıda farklı kopyasının saklanması, birden fazla iş takvimi kullanılması, aynı süreç bilgilerinin birden fazla sistem üzerinde dağınık halde tutulması gibi durumlarda bilgiye tek noktadan erişim sağlayarak tek güncel ve doğru bilgiye erişilmesini sağlayabilir.

Basit Görünüm:

Kurumsal portalda görsellik içeriğin önüne geçmemelidir. Doğru bilgiye hızlı erişim birinci öncelik olmalıdır. Göze hoş görünen, kullanımı kolaylaştıran, sade bir genel görünüm kullanıcıları cezbeder. Bilgiye erişimi kolaylaştırmak için renkler ve görsel elemanlar kullanılabilir.

Diğer taraftan görselliğin fazla öne çıkarılması kullanıcıların dikkatini dağıtabilir ve bilgiye erişimi zorlaştırabilir. Çok renkli, uyumsuz bir görünüm ve ekranda çok yer tutan görseller bilgiye erişimi zorlaştırır.

Listeler, metinler, görseller ve gezinim araçları genel görünümde dengeli bir biçimde yerleştirilmelidir. Özellikle menüler, bağlantılar, listeler gibi gezinim elemanları kullanıcıların hızla erişebilecekleri ve rahat kullanabilecekleri biçimde yerleştirilmelidir. Önemli metinlere ve görsellere ilk açılışta dikkat çekecek biçimde yer verilmelidir.

İçerik elemanlarının hiç biri diğerlerinin görülmesini engelleyecek biçimde fazla yer tutmamalıdır. Gerekli durumlarda içeriğin dikkat çekecek bir bölümü ilk açılışta gösterilmeli, gerekiyorsa içeriğin tümüne erişim için bağlantılar ya da benzer araçlarla yönlendirme yapılmalıdır.

Mümkünse ilk açılış sayfasının tüm içeriği tek ekrana sığacak biçimde sunulmalıdır. Bunun mümkün olmadığı durumlarda; özellikle küçük ekranlı cihazlarda, içerik kolay izlenebilir düzende sunulmalıdır.

Portal sayfaları tam olarak aynı olmasa da genel görünüm olarak benzer özelliklere sahip olmalıdır. Böylece kullanıcının farklı sayfalar üzerinde nasıl çalışabileceğine ilişkin deneyimi korunmuş olur.

Kurumsal internet sitesi ve kurumsal portalin genel görünüm özellikleri benzerlik gösterebilir. Kurum logosu, renk şeması, kampanyalar gibi içerik her iki ortamda da kullanılabilir. Ancak internet sitesi ve portalın hedef kitleleri, içerikleri, bilgi kaynakları, amaçları ve ortamları büyük farklık gösterir. Bu farklılıklar tasarımlarının, işlevlerinin ve güvenlik gereksinimlerinin de farklı olmasına yol açar.

Hızlı Gezinim:

Portal üzerinde çok miktarda içerik sunuluyorsa içeriğe erişimin dikkatle planlanması gerekir. Menüler, bağlantılar, sıralanabilir ve filtrelenebilir listeler, arama motoru gibi araçlar bilgiye erişimi kolaylaştırır.

Portallarda sadece portal üzerindeki içeriğe erişimi hızlandırmak yeterli olmaz. Çünkü portallar ihtiyaç duyulan bütün bilgilere erişim için ilk adım olmalıdır. Bu nedenle portal üzerindeki gezinim araçlarının kurumun diğer uygulamalarına, iş ortakları ve müşterilere ilişkin bilgilere erişimi de kolaylaştıracak biçimde yapılandırılması yararlı olur.

Zorunlu olmamakla birlikte, internet arama motorlarının özel arama olanaklarını kullanmak çalışanların bilgiye erişimini hızlandırabilir.

İçerik ve uygulamaların kurumsal bilgi kategorilerini ve kurum organizasyonunu yansıtacak biçimde düzenlenmesi erişimi kolaylaştıracaktır. Menülerde geniş kapsamlı başlıklardan daralan kapsamlı başlıklara ve içeriğe doğru hiyerarşik bir düzen uygulanması gerekir. Listelerde de hiyerarşik ya da en azından sıralı bir düzen uygulanması istenen bilgiye erişimi kolaylaştırır.

İçerik gruplarının özenle belirlenmesi, gerekli yerlerde ilişkili içeriklere bağlantı verilmesi gezinimi kolaylaştırır.

Etkinliği Artıran Uygulamalar:

Kurumların portallardan ayrı olarak fonksiyonel uygulamaları vardır. Üretim, satış, insan kaynakları, muhasebe, idari işler ve diğer ihtiyaçlar için özelleştirilmiş uygulamalar kullanılır. Fonksiyonel uygulamalar çoğunlukla bütün çalışanların erişimine açık olamayacak kadar gizli/özel bilgi içeren uygulamalardır. Buna karşılık portal uygulamaları çoğunlukla bütün çalışanların erişimine açık uygulamalardır.

Portallar fonksiyonel uygulamalar için sadece bir giriş bağlantısı oluşturabileceği gibi bu uygulamaların bazı fonksiyonlarını kısmen ya da tamamen üstlenebilirler. İzin talebi, malzeme talebi, avans talebi gibi basit formlar ve iş akışları portal üzerinde çalıştırılabilir ve ilgili uygulama ile bütünleştirilebilir. Bunların yanında anketler, basit form uygulamaları, motivasyon uygulamaları, küçük ilan uygulamaları gibi doğrudan portal üzerinde çalıştırılan uygulamalara da yer verilebilir.

Portallar üzerinde yukarıda sıralanan basit örneklerden oldukça karmaşık fonksiyonel örneklere kadar pek çok uygulama çalıştırılabilir. Önemli olan etkinliği artıran, zaman ve enerji kayıplarını azaltan uygulamalar sunulmasıdır.

Erişim ve Güvenlik:

Kurumsal portallar sıradan internet siteleri gibi herkesin erişimine açılamaz. Çünkü, portal üzerinde hassas kurumsal bilgiler; hatta çalışanların, müşterilerin kişisel bilgileri de yer alabilir. Bu nedenle çalışanların ya da bağlı diğer kişi ve kurumların özel kullanıcı hesapları ile portallara erişmesi sağlanır. Böylece portal üzerinde uygulamalara erişim, içerik oluşturma ve içeriğe erişim kontrollü olarak sağlanabilir.

Portal üzerindeki her bilginin bütün kullanıcılara açılması gerekmez. İş birimi, çalışma grubu ya da kişi seviyesinde erişim yetkilendirmesi yapılabilir. Mümkün olan durumlarda sayfa, liste, kayıt; hatta tekil bilgi seviyesinde yetkilendirme yapılabilir.

Portala istenmeyen erişimlerin engellenmesi için güvenlik duvarları, içerik filtreleri, anti-virüs uygulamaları gibi araçlar kullanılabilir. Böylece portal ortamının ve portala erişen kullanıcıların güvenliği sağlanır.

Kullanıcı erişimlerinin özenle denetlenmesi ve izlenmesi portal içeriğinin güvenliği kadar sürekliliğinin sağlanması açısından da önemlidir. Çok kullanılan ya da hiç kullanılmayan, gerekli kalitede olmayan içeriğin tespiti portalin sürekliliğini sağlamak ve kullanıcı ilgisini artırmak açısından önemlidir.